ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ»

Управления делами Президента Российской Федерации

(ФГБУ «Центральный архив»)

Политика в отношении обработки персональных данных при исполнении запросов пользователей и организации доступа пользователей к архивным документам

I. Общие положения

1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных при исполнении запросов пользователей и организации доступа пользователей к архивным документам (далее - Политика) разработана в целях реализации требований статьи 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных».
2.  Пользователь архивными документами  (далее - Пользователь) - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (п. 19 ст. 3 ФЗ "Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
3. Политика действует в отношении всей информации, которую можно получить о Пользователе при исполнении запросов и предоставлении доступа к архивным документам любыми способами (при личном обращении, при обращении по электронной почте, при письменном обращении, при использовании официального сайта ФГБУ "Центральный архив" в сети Интернет «www.adp-archive.ru» (далее - Сайт).

II. Персональные данные Пользователей

1. Сведениями, составляющими персональные данные, передаваемые на сайт пользователями, является любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). 
2. В рамках настоящей Политики, персональными данными Пользователей является персональная информация, которую пользователи, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, предоставляют о себе самостоятельно. К такой информации относятся:
• фамилия
• имя 
• отчество 
• информация о смене фамилии, имени или отчества
• дата рождения 
• адрес регистрации (места жительства)
• номер телефона 
• адрес электронной почты 
• сведения о трудовой деятельности
• паспортные данные (при необходимости) 
• данные о родственниках (при необходимости)
3. Настоящая Политика применима только к работе по исполнению запросов пользователей и организации доступа пользователей к архивным документам, хранящимся в ФГБУ "Центральный архив".
4. При использовании сайта и подаче запросов по электронной почте, по телефону и посредством почтовой связи в общем случае не проверяется достоверность персональных данных, предоставляемых пользователями, и не осуществляется контроль над их дееспособностью. Однако предполагается, что пользователи предоставляют достоверную персональную информацию. При личном обращении пользователя достоверность персональных данных проверяется путем сверки указанных данных с оригинальными документами Пользователей.

III. Цели работы с персональными данными пользователей 

1. Целью работы с персональными данными является предоставление услуги получения архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, ознакомления с архивным делом в ответ на обращения граждан социально-правового и тематико-биографического характера (далее - Услуги).
2. Осуществляется сбор только тех персональных данных, которые необходимы для предоставления Услуг, указанных в п. 1 настоящего раздела. 

IV. Условия обработки персональных данных пользователей

1. Пользователь выражает свое согласие на обработку персональных данных посредством конклюдентных действий предоставляя персональные данные при обращении за Услугами.
2. ФГБУ "Центральный архив" осуществляется обработка персональных данных пользователей в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», иных нормативных актов в области защиты информации, а также в соответствии с локальными нормативными актами.
3. Персональные данные, предоставленные Пользователями, хранятся в течение 5 лет после года, в котором была оказана Услуга, по истечении которых подлежат уничтожению.
4. Персональные данные пользователей в порядке оказания Услуги могут быть переданы другому юридическому лицу при необходимости перенаправления запроса об оказании Услуги, о чем Пользователь уведомляется.
5. В отношении персональных данных пользователей сохраняется их конфиденциальность. 

V. Меры, применяемые для защиты персональных данных 

1. Для защиты персональных данных пользователей принимаются все необходимые организационные и технические меры от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.

VI. Изменение политики конфиденциальности 

1. ФГБУ "Центральный архив" имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее опубликования на официальном сайте ФГБУ "Центральный архив", если иное не предусмотрено новой редакцией Политики или приказом о ее утверждении. 
2. К настоящей Политике и отношениям между пользователем и ФГБУ "Центральный архив", возникающим в связи с применением Политики, подлежит применению право Российской Федерации.